Todo esto se hace desde el usuario
Admin.
1️⃣ Hacer los defaults- Tools → Edit Tax Form Defaults.
- Escoja el paquete al que le va a hacer los defaults: Individual - 1040 · Fiduciary - 1041 · Partnership - 1065 · C Corporation – 1120C · S Corporation – 1120S · Estate Tax - 706 · Gift Tax - 709 · Exempt Organization - 990 · Miscellaneous. Presione OK.
- Sale el aviso «(18) Any changes made will only affect subsequent new returns in this user and package. Continue?» → presione Yes.
- Se abre la declaración con fondo AMARILLO: ese amarillo es la señal de que está dentro de los defaults y no en una declaración de verdad. Ahí pone el price list, la información de la oficina, la del preparador, y las formas y respuestas que quiera dejar puestas.
- Al terminar, Close Return.
⚠️ Hay que repetirlo
por cada paquete al que le quiera hacer defaults.
2️⃣ Pasarlos a los usuarios- Tools → Utilities/Setup Assistant → File → Return Explorer.
- En Look in, escoja el usuario de origen (normalmente Admin).
- La ventana abre con Show: 1040 Individual. Cambie ese desplegable a Tax Form Defaults — ahí aparecen los archivos, uno por cada paquete al que le hizo defaults: 5C (1120C) · 5I (1040) · 5P (1065) · 5S (1120S), y puede salir también 5M (Miscellaneous).
- En Action, escoja Copy Files to Another Location. Al escogerlo, el botón de abajo cambia de Apply a Copy.
- En Copy to, escoja el destino. 💡 Ahí está la opción All Users, que se los pasa a todos de una vez.
- ⭐ Presione SELECT ALL. Este es el paso que casi todos se saltan.
- Presione Copy.
⚠️
Por qué el Select All es obligatorio. Si le hizo defaults también a las
declaraciones de negocio, hay
un archivo por paquete.
La lista se abre con solo el primero marcado, así que si le da a
Copy sin más, copia
un solo archivo: el usuario abre una declaración nueva y le sale
en blanco, sin el price list ni la información de la oficina.
👉 En esa misma pantalla del
Return Explorer se ve cuáles quedaron marcados.
Revise que estén todos antes de darle a Copy.
🇺🇸 Tax Form Defaults: building them and pushing them to your users
All of this is done from the
Admin user.
1️⃣ Build the defaults- Tools → Edit Tax Form Defaults.
- Pick the package you are building defaults for: Individual - 1040 · Fiduciary - 1041 · Partnership - 1065 · C Corporation – 1120C · S Corporation – 1120S · Estate Tax - 706 · Gift Tax - 709 · Exempt Organization - 990 · Miscellaneous. Click OK.
- You get the prompt “(18) Any changes made will only affect subsequent new returns in this user and package. Continue?” → click Yes.
- The return opens with a YELLOW background: that yellow is how you know you are inside the defaults and not in a real return. Here you set the price list, the office information, the preparer information, and any forms and answers you want pre-filled.
- When you are done, Close Return.
⚠️ Repeat this
for every package you want defaults for.
2️⃣ Push them out to the users- Tools → Utilities/Setup Assistant → File → Return Explorer.
- Under Look in, choose the source user (usually Admin).
- The window opens on Show: 1040 Individual. Change that dropdown to Tax Form Defaults — the files appear, one per package you built defaults for: 5C (1120C) · 5I (1040) · 5P (1065) · 5S (1120S), and 5M (Miscellaneous) may show up too.
- Under Action, choose Copy Files to Another Location. As soon as you do, the button below changes from Apply to Copy.
- Under Copy to, choose the destination. 💡 There is an All Users option that pushes them to everyone at once.
- ⭐ Click SELECT ALL. This is the step almost everyone misses.
- Click Copy.
⚠️
Why Select All is required. If you also built defaults for the
business returns, there is
one file per package.
The list opens with only the first one checked, so if you just hit
Copy, only
one file gets copied: the user opens a new return and it comes up
blank, with no price list and no office information.
👉 That same
Return Explorer screen shows which ones are checked.
Make sure they all are before you hit Copy.
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