UpTax Software ← Base de Conocimiento

Inicio › Centro de Ayuda › Base de Conocimiento

Vault — guardar los documentos del cliente en la declaración

Online
Qué es: el Vault es la caja fuerte de TaxWise Online. Te deja guardar los documentos del cliente dentro de su propia declaración (W-2, identificación, cartas, recibos…) para tenerlos siempre a mano y no depender de papeles ni de carpetas sueltas en la computadora. Viene incluido con Online, sin costo extra. Los documentos que se firman con e-Signature se guardan solos ahí.

Dónde está: dentro de la declaración, en el panel izquierdo. Busca el título azul Loaded Forms y, justo debajo, la barrita de iconos pequeños — es la misma fila donde están el ➕ y el ➖ (agregar/quitar forma), la impresora 🖨️ y el sobre ✉️. El Vault es el iconito entre la impresora y el sobre.
Si estás usando el Interview (asistente), el botón Vault también aparece ahí.

Subir un archivo que ya tienes en la computadora:
  1. Dentro de la declaración, dale al botón Vault (en Loaded Forms).
  2. Dale a Import to Vault.
  3. Busca el archivo en tu computadora, selecciónalo y dale Open.
    Para varios a la vez: clic al primero, y con la tecla Ctrl apretada dale clic a los demás.
  4. Dale OK a la confirmación.
  5. Close, o repite para subir más.
Tomarle una foto al documento con la cámara: (usa Google Chrome o Microsoft Edge)
  1. Dentro de la declaración, botón Vault.
  2. Dale a Photo.
  3. Escoge tu cámara en Set Camera Preference. Si el navegador pregunta, dale Allow para darle acceso a la cámara.
  4. Coloca el documento debajo de la cámara y dale Photo. A la izquierda ves la imagen en vivo y a la derecha la foto que tomaste — acomoda el papel y repite hasta que se vea bien.
  5. El nombre del archivo sale con la fecha y la hora, pero puedes borrarlo y ponerle el nombre que quieras.
  6. Save → OK → Close para salir.
Tipos de archivo que acepta: .pdf · .png · .jpeg · .doc · .docx · .xls · .xlsx · .txt

Ver los documentos guardados: aparecen en la lista de Loaded Forms de la declaración. Le das clic y se abren en otra ventana del navegador (algunos te los baja en vez de abrirlos, según el tipo).
⚠️ Si subiste el archivo desde el Interview Wizard, dale a Switch to Forms para poder verlo en Loaded Forms.

Borrar un documento: el botón Delete que sale al final del nombre en Loaded Forms. Para borrar varios de una vez: Vault → marca las cajitas (o Select All) → Delete → OK.

⚠️ OJO — lo más importante que hay que saber: si se borra la declaración, se borran también todos los documentos que tenía guardados en el Vault. El programa te avisa cuando una acción va a eliminar documentos del Vault. Antes de borrar una declaración, asegúrate de que no tienes ahí el único ejemplar de algo.
¿Ya se borró la declaración? Mira cómo intentar recuperarla en Recuperar una declaración eliminada → (eso recupera la declaración; los documentos del Vault no se recuperan).

🔄 Lo mismo pasa al CAMBIAR EL SSN. El programa no te deja cambiar el SSN de una declaración que tenga documentos en el Vault, hasta que los borres — porque al cambiarlo se borran. Es a propósito, para que te des cuenta antes. Bájalos a tu computadora primero, bórralos, cambia el SSN, y vuelve a subirlos. Ver el artículo del SSN equivocado →

Send to Client Portal: este botón manda los archivos al portal del cliente, pero solo funciona si TaxWise Online está conectado a CCH iFirm en la configuración de seguridad. Si no tienes iFirm, esa opción no te va a servir. Ver las opciones para que el cliente suba sus documentos →

¿Dudas? Llámanos, o al Soporte Técnico 1-877-896-4863 con tu Client ID a la mano.

🕐 Ver los horarios de atención →

🇺🇸 Vault — storing client documents inside the return

What it is: the Vault is the safe box in TaxWise Online. It lets you store the client's documents inside their own return (W-2, ID, letters, receipts…) so they are always at hand instead of living on paper or in loose folders on the computer. It is included with Online, at no extra cost. Documents signed with e-Signature are saved there automatically.

Where it is: inside the return, in the left panel. Look for the blue Loaded Forms heading and, right below it, the little row of icons — the same row with ➕ and ➖ (add/remove form), the printer 🖨️ and the envelope ✉️. The Vault is the small icon between the printer and the envelope.
If you are using the Interview wizard, the Vault button shows up there too.

Upload a file you already have on the computer:
  1. Inside the return, click Vault (in Loaded Forms).
  2. Click Import to Vault.
  3. Browse to the file on your computer, select it and click Open.
    For several at once: click the first one, then hold Ctrl and click the others.
  4. Click OK on the confirmation.
  5. Close, or repeat to upload more.
Take a photo of the document with the camera: (use Google Chrome or Microsoft Edge)
  1. Inside the return, click Vault.
  2. Click Photo.
  3. Pick your camera from Set Camera Preference. If the browser asks, click Allow to give access to the camera.
  4. Place the document under the camera and click Photo. The live image is on the left and the photo you took is on the right — reposition the paper and retake until it looks good.
  5. The file name defaults to a date and time stamp, but you can highlight it and type your own.
  6. Save → OK → Close to exit.
Supported file types: .pdf · .png · .jpeg · .doc · .docx · .xls · .xlsx · .txt

Viewing stored documents: they show up in the return's Loaded Forms list. Click one and it opens in a new browser window (depending on the file type it may download instead).
⚠️ If you uploaded from the Interview Wizard, click Switch to Forms to see it in Loaded Forms.

Deleting a document: use the Delete button at the end of the file name in Loaded Forms. To delete several at once: Vault → check the boxes (or Select All) → Delete → OK.

⚠️ WATCH OUT — the most important thing to know: if the return is deleted, every document stored in its Vault is deleted too. The program warns you when an action is going to remove Vault documents. Before deleting a return, make sure it is not holding the only copy of something.
Already deleted the return? See how to try to bring it back in Recovering a deleted return → (that recovers the return; the Vault documents are not recovered).

🔄 The same happens when you CHANGE THE SSN. The program will not let you change the SSN on a return that has documents in the Vault until you delete them — because changing it deletes them. That is on purpose, so you notice first. Download them to your computer first, delete them, change the SSN, and upload them again. See the wrong-SSN article →

Send to Client Portal: this button sends the files to the client portal, but it only works if TaxWise Online is connected to CCH iFirm in the Security settings. Without iFirm, that option will not do anything for you. See the options for clients to upload documents →

Questions? Call us, or Tech Support at 1-877-896-4863 with your Client ID ready.

🕐 See service hours →
🔎 Ver en la Base de Conocimiento completa →